Jak zarządzać czasem i zwiększyć swoją produktywność

Zarządzanie czasem jeszcze do niedawna wydawało mi się bzdurą. No bo jak można zarządzać czymś, co albo się ma albo nie – w zależności od ilości zadań? Niedawno w jednak trafiłam na naprawdę ciekawą książkę, która moje dotychczasowe spojrzenie na te kwestie wywróciła do góry nogami. Ameryki południowej nie odkryłaś – pewnie mi powiecie. Cóż, dla mnie jednak odkryłam i mam nadzieję, że i pomogę odkryć innym roztrzepanym umysłom, które – tak jak ja – naiwnie wierzyły, że czas da się zaoszczędzić.

Nie da się zaoszczędzić czasu, można go jedynie mądrze zaplanować.

Zauważyliście pewną zabawną prawidłowość, że im więcej ma się zadań do zrobienia tym więcej wydajemy się mieć na nie czasu? Wynika to z tego,  że duża ilość zadań powoduje u nas lepsze rozplanowanie działań, ale też większy stres, który niejednokrotnie zmusza nas do szybszego działania.
Kolejna ciekawa rzecz – wielozadaniowość to mit. Robienie dwóch rzeczy na raz zawsze sprawia, że jedna rzecz na tym mniej lub bardziej cierpi.

Nie odrywaj się od dużych zadań. Jeśli masz coś ważnego do zrobienia i planujesz skupienie na co najmniej godzinę, wyłącz na ten czas facebooka, internet w telefonie (nic tak nie rozpraszam jak bzyczące powiadomienia, prawda?) i… Pocztę e-mail. Sprawdzanie maila co pół godziny. Umów się ze swoim przełożonym, że jeśli coś jest pilne – zadzwoni. 90% maili to sprawy, które mogą poczekać (chyba, że Twoje stanowisko wymaga natychmiastowego reagowania).

Zapisuj wszystko, korzystaj z dodatkowych narzędzi

Nie ufaj bezwzględnie swojej pamięci. Kalendarze, notatniki i terminarze wymyślono po to, żeby je zapełniać – zapiskami, notatkami i numerami telefonów.

Do niedawna jedynym narzędziem, z którego korzystałam, był kalendarz Outlooku, niestety jest on dość toporny w obsłudze i nie zawsze mam do niego dostęp. Przeszłam także przez etap papierowego kalendarza (ciężki i chaotyczne notatki), kalendarza google (nie byłam w stanie zapanować nad wydarzeniami z fb które same mi się tam dopisywały, więc odpadł), obecnie w pracy korzystam z programu Asana, którzy zaczęłam także wykorzystywać prywatnie. Zakochałam się w nim – jest prosty, intuicyjny, darmowy (dla małych grup) i pozwala mi na poukładanie zadań w taki sposób, jak chcę – zarówno według terminów jak i według tematyki.

Zaplanuj swoją przyszłość

Wyobraź sobie siebie za 5 lat. Co robisz? Gdzie jesteś, gdzie pracujesz, jak wygląda Twoje życie, mieszkanie, rodzina? Teraz spisz to wszystko i zastanów się, jak to osiągnąć, które z obecnych Twoich zajęć/zadań zbliżają Cię do tych celów.

W moim przypadku takie rozpisanie i zaplanowanie wszystkiego naprawdę dużo pomogło. Swoje cele podzieliłam na trzy kategorie – rodzina/dom, praca i kariera oraz „rozwój osobisty”. W każdym z nich zapisałam, co chcę osiagnąć, a następnie podzieliłam to na etapy – jak to osiągnąć. Każdy z etapów ma drobne zadania, które po kolei odznaczam sobie w Asanie. Przykład? Planuję kupić mieszkanie za kilka lat, wiec już teraz rozpisałam sobie, co muszę zrobić, by to marzenie osiągnąć – konsultacje z doradcą kredytowym, rozpoznanie rynku mieszkań i sprecyzowanie swoich oczekiwań, zbudowanie historii kredytowej, stworzenie projektu wystroju takiego mieszkania etc. Po kolei spisałam rzeczy, które krok po kroku wypełniam i zaznaczam sobie w swoim małym projekcie – sprawiając, że zamiast odległego marzenia staje się realnym planem.

Skup się i motywuj!

Program, z którego korzystam ma dodatkowo tę zaletę, że widzę przy każdym zadaniu swój postęp. W przeciwieństwie do kalendarzy tradycyjnych, papierowych, w których tylko widzę bazgroły i pozakreślane rzeczy – coś takiego mega, MEGA motywuje. Inne narzędzia to TimeCamp (zlicza czas, który poświęcasz konkretnym zadaniom i konkretnym narzędziom) – dla jednego użytkownika, dla własnych celów, jest darmowy, a generowane na koniec dnia raporty pozwalają rozliczyć, ile czasu poświęciliśmy któremu projektowi i ile procent z tego to czas spędzony produktywnie. Inne narzędzie, polecane przez Michała Szafrańskiego (posłuchajciee i poczytajcie, co mówi o produktywności tutaj) to Focus bar – chciałam go przetestować, niestety, dostępny jest jedynie na system iOS.

I najważniejsze: nie wszystko musisz robić od razu, nie wszystkiemu musisz poświęcić czas i energię, jeśli to nie jest coś, co przybliża Cię do osiągnięcia Twoich celów. Dzięki tej książce właśnie uświadomiłam sobie, że w prywatnych zadaniach mam charakter słonia – wszystko robię spokojnie, precyzyjnie, od początku do końca, a dopiero po zakończeniu jednej rzeczy zaczynam następną –  żeby zmotywować się do skończenia poprzedniej. Tak było np. Z książkami – nawet wiedząc, że dana pozycja niewiele wnosi do mojego życia lub wręcz mnie nudzi, czytałam ja od deski do deski – trochę z poczucia przymusu, na domiar złego niewiele z niej pamiętając. Nota bene właśnie ta książka była dla mnie przełomowa bo… Nie przeczytałam jej całej – pominęłam fragmenty dotyczące tego, co mnie nie interesuje, a z tych, które mnie interesują zrobiłam notatki.
A jakie Wy znacie sposoby na poprawienie organizacji swojej pracy i lepsze zarządzanie czasem? Podzielcie się swoimi sekretami! :)

Post Jak zarządzać czasem i zwiększyć swoją produktywność pojawił się poraz pierwszy w Blog o modzie.